Kapitola VIII. Elektronická faktura

Elektronizace dokladů obchodního případu

Problematiku elektronické faktury nelze samostatně vytrhovat z konceptu plné elektronizace všech dokladů, které rámují administraci obchodního případu od začátku do konce. Celý obchodní případ je dokumentován následující šesticí dokladů. Zdaleka ne všechny musí být předmětem účetnictví. Elektronická faktura je jen jeden z nich:

• Elektronická objednávka. Výstavce ji vytvoří a odešle. Příjemce ji bez ručního opisu načte do svého systému.
• Potvrzení objednávky. Tuto informaci velmi často a velmi nutně potřebuje výstavce objednávky. Bez potvrzení nemá jistotu, zda objednané předměty či službu dostane např. včas. Svou potřebu by řešil objednávkou u jiného dodavatele.
• Dodací list. Na základě dodacího listu se kontroluje, zda příjemce dostal vše, co si objednal. Na úrovni dodacího listu jsou i jiné doklady – výkaz práce, akceptační protokol apod.
• Potvrzení dodacího listu. Potvrzení dokladu potřebuje dodavatel. Od příjemce má potvrzeno, že dostal to, co si objednal. Dodávku má splněnou, může fakturovat. Účetní puristé prohlašují, že oním potvrzením vzniká právně nepopíratelný, a proto už účtovatelný závazek a na druhé straně pohledávka.
• Faktura. Dokladem si dodavatel říká o úhradu dodávky. Většinou až zde se na obou stranách účtuje o pohledávce a závazku.
• Bankovní pohyb z bankovního výpisu. Pohyb dokládá datum úhrady pohledávky na straně jedné a závazku na straně druhé.

Za ideálního stavu by výše uvedené dokumenty měly nabýt elektronické podoby. A u velkých obchodních řetězců tomu už tak je nebo se na tom intenzivně pracuje. Tento