Kapitola II. Účetní doklady v informačních systémech

Vedoucí pracovníci či další pracovníci účtáren ve větších organizacích musí zvládat zdaleka nejen účetnictví. Mnohdy, ať chtějí, nebo nechtějí, se stanou administrátory svých informačních systémů (IS) a nesou zodpovědnost za jejich organizaci, přehlednost, bezpečnost a správnost dat v nich uložených. Nikdo jiný to za ně neudělá. Pracovníci IT se postarají o instalaci aplikace, o její efektivní fungování v rámci vaší interní sítě, o implementaci nových verzí programu, archivaci dat a podobně. Uživatelskou administraci nechají plně na pracovnících účtáren. Ad jedna administraci EKIS nerozumí a ad dvě mají strach z důsledků neodborného zásahu. Účetnictví je pro mnohé z nich španělskou vesnicí a mají k němu respekt. Na tom není nic pozoruhodného.

Aby pracovníci účtáren mohli efektivně pracovat, musí dobře ovládat všechny prostředky, které mají k dispozici. V jejich případě to je hlavně Ekonomický informační systém (EKIS). Proto má smysl znát jeho základní stavební prvky, jak fungují, k čemu co slouží a jaké je kde úskalí. Nepůjde o dokonalý popis všeho. Výklad se zaměří hlavně na činnosti typické pro vybrané účetní jednotky (VÚJ).

Od původních účetních programů, ve kterých se vedly hlavně přímé účetní zápisy do účetních knih, se liší hlavně tím, že jsou v nich uloženy doklady v elektronické podobě. Mnohé z nich již ani nemají ekvivalent v listinné podobě. Současné informační systémy neslouží zdaleka jen účetnictví, je v nich uložena řada důležitých informací neúčetní povahy. Administrace EKIS, byť jen z uživatelského pohledu, znamená např:

1. členění dokladů do dokladových řa