Skartace dokumentů ve škole

Odpověď:

Skartace dokumentů ve škole se řídí spisovým a skartačním řádem vydaným školou, jehož součástí je spisový a skartační plán. Tento plán obsahuje mimo jiné i skartační lhůty pro jednotlivé druhy dokumentů, například osobní listy žáků, knihy úrazů nebo přihlášky nových žáků (§ 66 zákona o archivnictví a spisové službě). Konkrétní dokument může škola skartovat až po uplynutí jeho skartační lhůty. Každému dokumentu je zároveň přiřazen skartační znak určující, zda má být po uplynutí skartační lhůty skartován, či archivován (§ 15 vyhlášky MV). Po uplynutí skartační lhůty tedy pověřený pracovník připraví dokumenty určené k vyřazení a vyhotoví skartační návrh, který předloží příslušnému archivu, jenž posoudí hodnotu uvedených dokumentů (§ 8 odst. 2 zákona o archivnictví a spisové službě, § 21 odst. 1, 2 vyhlášky MV). Po takové archivní prohlídce vyhotoví archiv protokol o skartačním řízení (§ 21 odst. 3 vyhlášky MV) a pověřená osoba následně přistoupí ke zničení dokumentů.

Fyzické dokumenty, které nejsou označeny za archiválie, musí být následně znehodnoceny do podoby znemožňující jejich rekonstrukci a identifikaci obsahu. V případě dokumentů v digitální podobě provede pověřená osoba jejich zničení smazáním z elektronického systému spisové služby a dalších úložišť (§ 21 odst. 8 vyhlášky MV). V praxi to tedy znamená, že fyzické dokumenty nelze jen jednoduše roztrhat a vyhodit, proto se doporučuje k jejich zničení užívat skartovací přístroje. Stejně tak je třeba fyzicky zničit i veškeré datové nosiče, na nichž jsou uloženy dokumenty v elektronické