Cestovní náhrady (ONLINE ROZHOVOR)

Pro naši listopadovou poradnu jsme zvolili téma „Cestovní náhrady“.

Pracovní cesty zaměstnanců jsou poměrně časté, ať už jde o kratší, nebo delší výkony práce mimo jejich pravidelné pracoviště v tuzemsku nebo v zahraničí. Při těchto cestách vznikají přímé či nepřímé zvýšené výdaje, zejména na dopravu a stravování. Je nasnadě, že tyto soukromé výlohy by měl nahradit zaměstnavatel, který přikázal vykonání pracovní cesty. O jaké minimální cestovní náhrady se jedná? Jak se vypočtou? Nárok na cestovní náhrady vzniká nejen u pracovních cest, ale také v některých dalších, věcně obdobných případech, jako je například přeložení nebo dočasné přidělení zaměstnance. O tom všem bude naše listopadová online poradna.

Zaměstnavatel je povinen poskytovat zaměstnanci náhrady cestovních výdajů. Jedná se o náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce, v rozsahu a za podmínek stanovených v části sedmé ZP. Cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, se rozumí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při

• pracovní cestě,
• cestě mimo pravidelné pracoviště,
• cestě v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,
• přeložení,
• přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,
• výkonu práce v zahraničí.

Část sedmá ZP, která upravuje poskytování cestovních náhrad, je rozčleněna do čtyř hlav. Hlava I. a IV. je společná pro všechny zaměstnavatele, podle hlavy II. postupují všichni zaměstnavatelé, kteří nepostupují podle hlavy III., v praxi se jedná o tzv. zaměstnavatele podnikatelské sféry na rozdíl od zaměstnavatelů nepodnikatelské sféry, kteří jsou taxativně vyjmenováni v § 109 odst. 3 ZP.

Minimální práva na cestovní náhrady jsou samozřejmě pro všechny zaměstnance stejná, nicméně odchylky pro zaměstnance zaměstnavatelů uvedených v hlavě III. části sedmé spočívají v odlišném způsobu financování jejich činnosti. Tyto odchylky spočívají zejména v omezených prostředcích těchto zaměstnavatelů na cestovní náhrady, a proto jsou pro ně stanoveny cestovní náhrady buď pevnou sazbou, nebo sazbou v rozpětí.

Zaměstnavatel uvedený v § 109 odst. 3 ZP nesmí poskytovat jiné nebo vyšší náhrady. Zaměstnavatelé uvedení v § 109 odst. 3 ZP mají obdobně jako v případě odměňování, kdy mají stanoveny podrobné podmínky poskytování platů zákonem, pro ně jsou upraveny výslovně i podmínky a výše fakultativních náhrad (např. kapesné při zahraničních pracovních cestách). Značný rozdíl je také u náhrady při přijetí zaměstnance do zaměstnání v pracovním poměru nebo při přeložení do jiného místa. Zde platí, že zaměstnavatel uvedený v § 109 odst. 3 ZP může poskytovat zaměstnanci náhradu do doby, než zaměstnanec nebo člen jeho rodiny a jiná fyzická osoba, kteří s ním žijí v domácnosti, získají v obci místa výkonu práce přiměřený byt, nejdéle však 4 roky, a jde-li o pracovní poměr, který je sjednáván na dobu určitou, nejdéle do skončení tohoto pracovního poměru. V praxi to znamená, že např. zaměstnavatelé ministerstva a ostatní státní orgány, které přijmou do pracovního poměru odborníky z Moravy apod., poskytují těmto zaměstnancům náhradu ubytování v místě pracoviště. Podle zákona tak mohou činit pouze maximálně čtyři roky. Takové omezení pro zaměstnavatele tzv. podnikatelské sféry neplatí, ten může svému zaměstnanci poskytovat úhradu ubytování v místě pracoviště třeba deset let.

Filozofie této právní úpravy v nyní platném ZP byla pak také promítnuta do tzv. doprovodného zákona k ZP (zákona č. 264/­2006 Sb.) a jeho prostřednictvím do zvláštních zákonů. Předně bylo stanoveno v zákoně č. 586/­1992 Sb., o daních z příjmů, že za příjmy ze závislé činnosti se nepovažují a předmětem daně dále nejsou mimo jiné náhrady cestovních výdajů poskytované v souvislosti s výkonem závislé činnosti do výše stanovené nebo umožněné zvláštním právním předpisem pro zaměstnance za­městnavatele, který je uveden v § 109 odst. 3 ZP, jakož i hodnota bezplatného stravování poskytovaná zaměstnavatelem na pracovních cestách. Tato zásada platí pro zaměstnance všech zaměstnavatelů. Pro zaměstnance zaměstnavatele podnikatelské sféry to znamená, že jiné a vyšší náhrady, než stanoví ZP pro zaměstnance zaměstnavatelů uvedených v § 109 odst. 3 ZP, jsou zdanitelným příjmem.

Na tuto právní úpravu pak navazuje i úprava v zákoně č. 589/­1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, a v zákoně č. 592/­1992 Sb., o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění. I zde platí, že ty částky, které nejsou předmětem daně z příjmů, nejsou ani předmětem pojistného, a naopak částky, které jsou předmětem daně, jsou i předmětem pojistného.

Ministerstvo práce a sociálních věcí pravidelně vydává v prosinci vyhlášku o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad pro následující kalendářní rok a Ministerstvo financí vydává vyhlášku o výši stravného při zahraničních pracovních cestách, a to opět na následující kalendářní rok.

O všem, co se týká poskytování cestovních náhrad a o všem, co by Vás zajímalo, bude naše online poradna Poradce pro veřejnou správu v listopadu 2025. Těšíme se na Vaše dotazy!

Archiv všech online rozhovorů najdete v záložce Poradna nebo zde.